RCP - Rejestracja czasu pracy w nowoczesnym przedsiębiorstwie

Z MIASTA

materiał partnera
2019-05-23 22:08
1768

Firma zatrudniająca pracowników ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego z nich. Jeszcze parę lat temu wszystkie przedsiębiorstwa przygotowywały ją w wersji papierowej. Obecnie większość z nich korzysta z elektronicznej rejestracji czasu pracy.

Co zawiera dokumentacja czasu pracy i jak ją prowadzić?

Zgodnie z prawem pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych pracownika i ewidencji czasu jego pracy. Dla każdego pracownika musi być prowadzona indywidualna dokumentacja. Obejmuje ona pracę we wszystkich dobach roboczych oraz w niedziele i święta. Wyszczególnione musza być godziny pracy nocnej, nadgodziny, dni wolne, urlopy, absencje chorobowe i wszelkie nieobecności. Prowadzenie ewidencji w formie papierowej wymaga sporządzania wielu dokumentów i jest czasochłonne. Dla działu kadr jest to mecząca praca, gdyż obejmuje przygotowanie list obecności, raportów i analiz. Dokumentację należy przechowywać przez trzy lata, chroniąc ją przed dostępem osób niepowołanych.

System elektroniczny

RCP, czyli rejestracja czasu pracy w nowoczesnym wydaniu ma formę elektroniczną. Zamiast przygotowywania wielu druków i formularzy, wystarczy system kontrolujący czas pracy pracowników. Wygeneruje on listy obecności, raporty, ewidencję czasu pracy, a ponadto wyliczy automatycznie przysługujące urlopy. Zarządzanie pracownikami jest dzięki temu znacznie łatwiejsze. Dział kadr ma o wiele mniej pracy, a dokumentów nie trzeba składować, gdyż wszystkie są dostępne on-line – dzięki nowoczesnej technologii wystarczy do tego aplikacja. Dostęp uzyskuje się przy pomocy smartfona, czytnika rejestrującego lub komputera z dostępem do Internetu. Pracownik może w każdej chwili sprawdzić ilość przysługującego mu wypoczynku lub złożyć wniosek o urlop. Obieg dokumentów jest sprawny, co jest ogromnym ułatwieniem dla działu HR i księgowości. System RCP wyklucza możliwość popełnienia błędu lub manipulacji danymi.

Jak wybrać system elektroniczny zarządzający rejestracją czasu pracy?

Bardzo ważne jest, by system RCP współpracował z innymi programami księgowo-płacowymi i kadrowymi. Jego kompatybilność pozwala na płynny przepływ dokumentów. Tak działa aplikacja inewi.pl. Dane z ewidencji czasu pracy są eksportowane do programu księgowego i płac. Program odróżnia prace w godzinach nadliczbowych czy nocnych. Alarmuje w przypadku przekroczenia ilości norm godzinowych zgodnie z obostrzeniami prawa pracy. Dzięki zastosowaniu geolokalizacji monitoruje czas pracy, dzięki czemu każde niepowołane wyjście zostanie zauważone, a płaca naliczona za rzeczywisty czas pracy. Pracownicy informowani są o wszelkich zmianach w grafiku czy akceptacji wniosku o urlop. System RCP musi być łatwy w obsłudze i umożliwiać generowanie dokumentów, potrzebnych w przypadku kontroli. Ich wydruk musi być możliwy w każdej chwili.

Nowoczesne przedsiębiorstwo wykorzystuje elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy. To nie tylko wygoda, ale przede wszystkim sprawne zarządzanie czasem pracy pracowników, pełna kontrola nad nim i duża oszczędność.