Monitoring należności

OGłOSZENIA

materiał partnera
2019-03-10 22:21
4401

Odpowiedzialny przedsiębiorca nie pozwoli na utratę płynności finansowej w swojej firmie. Dlatego regularnie prowadzi monitoring należności. Co to jest? W jaki sposób działa? Tego wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.

Każdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą jest odpowiedzialny za sytuacje, jakie występują w jego firmie. Dba nie tylko o jej dobry wizerunek, ale również o jej bezpieczeństwo. Dlatego kontrola nad biznesem jest bardzo ważna. Dzięki niej przedsiębiorca może spokojnie, bez stresu, konfliktów i nieprzyjemnych sytuacji rozwijać swoją działalność.

Co to jest monitoring należności?

Monitoring należności to nic innego jak kontrola przedsiębiorcy nad terminami płatności zgodnie z wystawionymi przez niego fakturami VAT. Zadaniem takiego narzędzia jest przede wszystkim ograniczenie zagrożenia, jakie może wystąpić z powodu opóźnień w płatnościach faktur. Dlatego każda prężnie działająca firma powinna prowadzić rzetelną oraz systematyczną kontrolę nad swoimi płatnościami.

„Należy pamiętać, że monitoring należności jest czynnością poprzedzającą proces windykacyjny. Może być on skutecznym środkiem zapobiegającym powstawaniu trudności wynikających z nieterminowych wpłat należności.” – mówi Bogusław Bieda z serwisu vindicat.pl.

W jaki sposób monitorować należności?

Przedsiębiorca prowadzący regularny monitoring należności w chwili zaistniałego zagrożenia dla finansów firmy wysyła stosowne przypomnienie swojemu kontrahentowi zalegającym z płatnościami zgodnie z wystawioną fakturą VAT. Taka forma przypomnienia jest znacznie łagodniejsza niż w przypadku procesu windykacyjnego. Wysłane przypomnienie przede wszystkim informuje klienta o zbliżającym się, bądź minionym terminie spłaty należności, a także o konieczności jej szybkiego uregulowania. Poza tym przedsiębiorca zamieszcza w nim numer konta, na które ma zostać przelane zadłużenie oraz prośbę o kontakt w ewentualnie zaistniałych niejasnościach.

Przebieg monitorowania należności

Rozpoczynając monitoring należności, należy przede wszystkim utworzyć rejestr sprzedaży będący specjalną bazą zawierającą wszelkie informacje dotyczące zawieranych transakcji, terminach płatności, a także niecałkowitych wpłatach. Monitoring należności nie jest czynnością zawierającą dużą ilość czasu przedsiębiorcy, lecz czynnością dość skomplikowaną. Można podjąć się jej samodzielnie, jednak w momencie, kiedy przedsiębiorca podejmie decyzje o przekazaniu tego zadania innej osobie, to należy pamiętać, aby była to osoba odpowiedzialna i posiadająca odpowiednie kwalifikacje.

Dlaczego warto prowadzić monitoring należności?

Monitoring należności jest przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy odpowiedzialnie myślą o swojej firmie, chcąc rozwijać jej działalność, dbając przy tym o jej dobry wizerunek. Dlatego rozpoczynają monitoring, który pozwala im w swobodnym, bezstresowym prowadzeniu działalności gospodarczej. Przede wszystkim dzięki niemu kontrolują płatności, a także mają nadzór nad identyfikacją swoich kontrahentów, mających regularnie dokonywać płatności zgodnie z wystawionymi przez Ciebie fakturami. Monitoring należności pozwoli również na utrzymanie dyscypliny płatności. Kontrahenci, widząc kontrolę przedsiębiorcy nad sprawami firmy, nie tylko rozpoczną terminowe opłaty za korzystanie z usług i zakup towarów, ale również będą postrzegać przedsiębiorcę jako osobę odpowiedzialną, profesjonalną, dbającą o dobro biznesu. Poza tym monitoring należności pozwoli na utrzymanie porządku w całej dokumentacji, a także na zabezpieczenie firmy przed pomnożeniem faktur będących po terminie. Dodatkowo przedsiębiorca podejmujący się monitoringowi należności nie tylko poprawia reputację swojej firmy, ale również tworzy ją jako odpowiedzialnego i uczciwego partnera biznesowego. Prowadzenie monitoringu należności stanie się pomocą w zarządzaniu przez przedsiębiorcę wierzytelnościami oraz przyczyni się usunięcia zatorów płatniczych.

Negatywne skutki z powodu braku monitoringu należności

Brak monitoringu należności może doprowadzić do powstawania problemów, z którymi działalność będzie musiała się zmierzyć. Przedsiębiorca, który nie podejmuje się kontroli nad finansami, nie jest świadomy skutków, do jakich może doprowadzić. Przede wszystkim niekorzystanie z monitoringu należności może doprowadzić do zatorów płatniczych powstałych w wyniku braku płatności z tytułu wystawionych faktur. Natomiast zatory płatnicze są początkiem utraty płynności finansowej, która może doprowadzić firmę do poważnych problemów finansowych, a nawet do jej upadłości.