Jak zorganizować udaną imprezę masową?

Z MIASTA

materiał partnera
2022-08-30 00:53
360

W ostatnich latach różnego rodzaju imprezy o charakterze masowym stały się bardzo popularne. Dużym zainteresowaniem cieszą się zarówno koncerty czy festiwale, jak i imprezy sportowe. Osoby chcące zorganizować imprezę masową powinny pamiętać, że udany event to efekt dopracowania każdego elementu w najdrobniejszych szczegółach. W tym artykule zamieszczamy kilka praktycznych wskazówek dla potencjalnych organizatorów imprez.

Impreza masowa – definicja, rodzaje, wymogi

Przez definicję imprezy masowej należy rozumieć event o charakterze artystycznym, rozrywkowym lub sportowym o dużej liczbie uczestników. Istnieją różne rodzaje imprez masowych. Przede wszystkim są to przeróżne koncerty, pikniki, kiermasze, festyny, wydarzenia sportowe, marsze, przedstawienia uliczne, demonstracje itp. Zgodnie z przepisami prawa (a dokładniej: ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych), tego typu przedsięwzięcia powinny odbywać się na stadionach lub obiektach pozwalających na zaproszenie minimum 1000 osób albo na hali sportowej, lub innym budynku umożliwiającym przeprowadzenie imprezy dla nie mniej niż 300 osób. W przypadku tzw. imprez podwyższonego ryzyka (czyli takich, w których czasie, zgodnie z informacją o przewidywanych zagrożeniach lub dotychczasowymi doświadczeniami dotyczącymi osób uczestniczących, istnieje obawa wystąpienia aktów przemocy lub agresji) liczba miejsc wynosi odpowiednio 300 i 200. Bardzo ważne jest to, aby pamiętać o tych limitach. Każda impreza o charakterze masowym musi być zorganizowana zgodnie z przepisami prawa oraz przepisami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej. Organizator musi zapewnić uczestnikom przede wszystkim bezpieczeństwo. Na gospodarzu spoczywa obowiązek zabezpieczenia imprezy w miejscu i czasie jej trwania m.in. pod względem zagwarantowania odpowiedniego stanu technicznego obiektów, instalacji i urządzeń technicznych. Organizacja imprezy musi obejmować także przygotowanie odpowiedniego zaplecza higieniczno-sanitarnego oraz pomocy medycznej. Oprócz osób dbających o bezpieczeństwo uczestników niezbędne są ekipy zajmujące się obsługą imprez – nagłośnieniem, oświetleniem itd. Gwarantem odpowiedniej oprawy audiowizualnej jest współpraca z profesjonalną firmą zajmującą się obsługą eventów.

Plan na dobrą imprezę masową: 3 rzeczy, które trzeba zapamiętać

Podstawą do stworzenia udanej imprezy jest starannie przygotowany plan wydarzenia. Warto zadbać o to, aby był jasny, czytelny i zrozumiały dla wszystkich osób zaangażowanych w przygotowanie eventu. W scenariuszu obowiązkowo powinny znaleźć się wszystkie dokumenty związane z imprezą: zgody, regulaminy obiektów, umowy z podwykonawcami itp. Warto dołączyć do niego także sprecyzowane informacje o podziale obowiązków. Jak wspomnieliśmy, bardzo ważnym aspektem podczas organizacji imprez masowych są kwestie techniczne. Każdy tego typu event wymaga oczywiście profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia. Ponieważ w imprezach masowych bierze udział bardzo duża liczba ludzi, obsługę multimediów najlepiej powierzyć fachowcom. Specjaliści od dźwięku i oświetlenia scenicznego dysponują najwyższej jakości sprzętem do obsługi zarówno dużych imprez plenerowych, jak i małych kameralnych eventów. Wszystkim tym, którzy chcieliby dowiedzieć się czegoś więcej o nagłośnieniu imprez o charakterze masowym, polecamy artykuł https://cma.pl/jak-dobrze-wybrac-naglosnienie-na-event-5-sprawdzonych-porad/. Firmy specjalizujące się w obsłudze eventów mają doświadczenie w realizacji nawet najbardziej wymagających projektów. Bardzo często oferują też wynajem ekranów LED, telebimów czy monitorów ma organizację imprez masowych (https://cma.pl/wypozyczalnia/wynajem-ekranow-led-telebimow-monitorow/). Nie ulega wątpliwości, że w przypadku imprezy masowej kwestiom organizacyjnym należy poświęcić zdecydowanie więcej czasu. niż realizując wszelkie eventy zdalne. Mamy nadzieję, że lektura naszego artykułu pomogła zaznajomić się z podstawowymi zasadami rządzącymi tym procesem.